Möglichkeiten von Projektmanagement-Tools oft nicht ausgeschöpft

Fehler beim Umgang mit Trac, Merlin und Co. erschweren Projektleitern Planungs- und Controllingaufgaben / ipunkt gibt grundlegende Ratschläge zur effektiven Nutzung von Projektmanagement-Tools

Kostenschätzung, Ressourcenplanung, Kundenkommunikation – Projektmanagement-Tools wie Trac, Merlin oder Redmine erleichtern dem IT-Projektleiter nicht nur die tägliche Arbeit, sie sind sein wichtigstes Werkzeug – abgesehen vom Kopf natürlich. Doch genau wie diesen nutzen viele die Tools nicht in vollem Umfang. „Die meisten Fehler im Projektmanagement wären vermeidbar, wenn die Möglichkeiten der zur Verfügung stehenden Software ausgeschöpft werden würden“, sagt Bastian Rang, Geschäftsführer der ipunkt Business Solutions OHG.

Frühzeitig starten

Am Anfang eines Projektes steht die Idee zum Projekt. An zweiter Stelle sollte das Projekt bereits im Projektmanagement-Tool eingepflegt werden, um alle weiteren Überlegungen hier zu dokumentieren. Im Wiki können erste Überlegungen, Anforderungen und eventuelle Vorstellungen des Kunden gesammelt werden. „Das Wiki dient auch im laufenden Projekt immer wieder dazu, den aktuellen Status festzuhalten sowie Änderungen und Abstimmungen zu dokumentieren“, erklärt Rang. „Wird das Wiki konsequent genutzt, entsteht eine nachvollziehbare Dokumentation der gemeinsamen Arbeit am Projekt, die Unstimmigkeiten durch Transparenz vorbeugt, ohne den Entwicklungsprozess zu lähmen.“

Tickets granular anlegen

Hauptbestandteil jeder Projektplanung und -umsetzung ist das Ticketsystem. Die richtige Struktur beim Anlegen der Tickets erleichtert nicht nur die Übersicht im laufenden Projekt, sondern ermöglicht es dem Projektmanager im Vorfeld, Kosten realistisch einschätzen zu können. „Trac beispielsweise bietet die Möglichkeit, einzelnen Aufgaben Milestones zuzuordnen, unter denen die zugehörigen Tickets gesammelt werden“, erläutert Rang. „Das vereinfacht zum einen die Zeitplanung, zum anderen werden zudem die Entwicklungskosten für einzelne Teilaufgaben transparent – eine Argumentationshilfe in den Preisverhandlungen mit dem Kunden.“ Um das Ticketsystem für die Projektplanung optimal zu nutzen, empfiehlt es sich, die Tickets granular entsprechend dem Arbeitsaufwand anzulegen. Das heißt, ein Ticket sollte sechzig bis neunzig Minuten Arbeitszeit entsprechen. Ist die Aufgabe komplexer, lässt sie sich in der Regel in kleinere Teilaufgaben auflösen. Achtung: Auch Planungsaufgaben sowie Entwicklungsgespräche und Rücksprachen mit dem Auftraggeber sollten als Tickets angelegt werden.

Kontinuität und Disziplin

Die meisten Projektmanagement Tools bieten darüber hinaus eine Vielzahl sinnvoller Features und Plugins, die je nach Projekt mit eingebunden werden können. „Eine Zeiterfassung gehört zu jedem Projekt, vieles andere ist optional“, sagt der ipunkt-Geschäftsführer. Unabhängig davon, welche Software genutzt wird: Unabdingbar für ein dauerhaft erfolgreiches Projektmanagement ist diszipliniertes Arbeiten aller Beteiligten in den Tools. „Nur wenn alle Informationen kontinuierlich und umgehend eingepflegt, Arbeitszeiten dokumentiert, Prioritäten richtig gesetzt werden und der Status angepasst wird, lassen sich die Anwendungen in vollem Umfang nutzen“, betont Rang. „Reports beispielsweise, die regelmäßig erstellt werden sollten, greifen auf diese Daten zurück und eine Auswertung macht nur dann Sinn, wenn alle Informationen vollständig und aktuell sind. Sie sind unverzichtbar für ein effektives Projektcontrolling.“

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