Managed Print Services- immer wichtiger für mittelständische Unternehmen

Die MPS Experten unterstützen die
mittelständischen Unternehmen, Foto: Konica Minolta

Viele Unternehmen streben das Papierlose Büro an. Komplette Datenhaltung in digitaler Form ist aber kaum möglich, ohne Printmedien und Dokumente wird wohl kaum ein Unternehmen auskommen. Die Kosten für Faxen und Drucken sollten daher langfristig minimiert, die Druckprozesse im Unternehmen optimiert werden. Mit Managed Print Services gestaltet sich dieses Unterfangen einfach.

Druckkosten, das heißt Kosten für Toner und Tinte sowie Kopierpapier sind ein nicht zu unterschätzender Posten in einem Unternehmen. Egal ob Anträge, welche handschriftlich unterschrieben werden müssen oder Belege, welche aus rechtlichen Gründen ausgedruckt abgelegt und archiviert werden müssen, sind zwingend erforderlich. Der Einsatz von Kopierer, Laser Drucker und Multifunktionsdrucker ist also kaum zu umgehen. Es entstehen daher Kosten die nicht zu vermeiden sind (verpflichtende Ausdrucke) und Ausgaben, welche sich durch Managed Print Services vermeiden lassen.

Was ist MPS?

Managed Print Services (MPS) ist ein neuartiges Konzept, um in Unternehmen die Kosten für die Druck- und Printinfrastruktur (Kopierer, Laser Drucker, Multifunktionsdrucker etc.) offen und transparent darzulegen. Die Printprozesse können so optimiert, automatisiert und softwaregestützt ablaufen. Dabei werden die Firmen durch Dienstleister unterstützt, die sich auf die Optimierung der Druckprozesse spezialisiert haben. Sehr zu empfehlen ist die Firma Konica Minolta, die seine Printing Services im Jahr 2012 neu aufgestellt hat. Mehr Informationen erhalten Sie auf folgender Webseite. Die speziell geschulte Experten beraten, planen und unterstützen beim Aufbau der Printlandschaft, z. B. bestehend aus Kopierer, Multifunktionsdrucker und Laser Drucker, und administrieren und warten die eingesetzte Flotte innerhalb des Unternehmens.

Phasen der Einführung von MPS in einem Unternehmen

Die Etablierung von Managed Print Services in einer Firma wird üblicherweise über einen Phasenplan innerhalb eines Einführungsprojekts realisiert. Als erstes nimmt man hierbei den aktuellen Stand (Ist-Zustand) auf. Hier wird die bereits bestehende Drucklandschaft (Anzahl der Kopierer und Laser Drucker) analysiert. Bestehende Supportverträge und die allgemeinen Druckprozesse werden untersucht. Ist dies geschehen, wird anhand dieser Basis ein optimales Druckkonzept im Unternehmen ausgearbeitet. Hier werden die ideale Anzahl von Druckern festgelegt, Raumpläne mit dessen Platzierung erstellt, zentrale Treiber verfügbar gemacht. Die Realisierungsphase beinhaltet die Inbetriebnahme der Geräte innerhalb der gesamten Infrastruktur. Flankiert und unterstützt werden die Druckprozesse durch einen Help Desk sowie festgelegte Regelungen in Bezug auf Update- und Upgrades von Druckersoftware.

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